如何用正式函文向各大平台要求保全誹謗貼文的相關資料，避免對方刪除證據
前言：為什麼要發函要求保全？——與時間賽跑的證據戰
在網路誹謗案件中，最大的敵人往往不是對方的律師，而是「刪除鍵」。一篇充滿惡意攻訐的貼文，可能在您截圖後的下一秒就被發布者刪除。屆時，縱使您手上握有截圖，到了法庭上，對方律師極有可能會以「無法證明該截圖的真實性」、「無法證明該網頁於截圖時點確實存在」、「無法排除圖片經變造之可能」等理由進行抗辯。更棘手的是，如果貼文是在Facebook社團、LINE群組等封閉式環境中發布，一旦被刪除，您甚至連原始頁面的網址都無從得知。
因此，向「平台業者」發出正式的「證據保全通知」或「請求協助保留資料函」，其核心目的並非要求平台立刻將內容下架（這屬於「通知移除」的範疇），而是要求平台在法規允許的範圍內，凍結、備份該筆資料的後端紀錄，避免發文者逕自刪除導致證據滅失。
這份函文不僅是給平台的一個正式請求，同時也是您未來在訴訟程序中，向法官證明您「已盡力保全證據」的書面佐證，對於建立法官的心證具有關鍵作用。
第一部分：法律基礎與概念釐清
在提筆寫信之前，必須先理解幾個核心的法律觀念，這會決定您信中的語氣、引用的法條以及請求的範圍是否合理。
一、妨害名譽的類型與構成要件（以中華民國刑法為核心）
在台灣，網路誹謗主要涉及《刑法》第二十七章的「妨害名譽及信用罪」。
| 罪名 | 法律條文 | 構成要件簡述 | 常見網路樣態 |
|---|---|---|---|
| 公然侮辱罪 | 刑法第309條 | 在「公然」（不特定人或多數人得以共見共聞）的狀態下，以未指明具體事實的抽象謾罵貶損他人人格。 | 留言區罵人「腦殘」、「破麻」、「畜生」、「垃圾」。 |
| 誹謗罪 | 刑法第310條 | 意圖散布於眾，指摘或傳述足以毀損他人名譽的具體事實。 | 發文指稱「某公司老闆在外養小三」、「某網紅賣的產品是假貨」。 |
重要提醒： 公然侮辱與誹謗罪在實務上均屬告訴乃論之罪。這意味著，檢警調單位並不會主動偵辦，必須由被害人（也就是您）在知悉犯人之時起六個月內提出告訴。因此，時間壓力和證據保全的急迫性非常高。
二、平台業者的法律義務與責任
平台業者（如Meta、Google、LINE、Dcard、PTT）在法律上的角色較為複雜，但主要有以下義務可供您在撰寫函文時參考：
- 通訊保障及監察法與電信事業處理有關機關查詢電信通信紀錄實施辦法： 平台業者負有保存使用者「通信紀錄」與「帳號登入紀錄」的義務（通常為期數月至一年不等）。這部分資料只有檢察官或法官調取，或警方因偵辦刑事案件需要才能調閱，個人發函通常無法要求提供。
- 個人資料保護法： 平台業者握有發文者的IP位址、註冊信箱、登入時間等個人資料。您不得直接發函要求平台將該發文者的個資提供給您，這會違反《個人資料保護法》。您只能要求平台「保留」該筆資料，並等待司法機關來函調取。
- 數位中介服務法草案精神（目前尚未通過）： 雖然專法未過，但目前各大型平台均有其內部的「使用條款」與「社群守則」。您的正式函文，在法律位階上屬於一種「通知」，平台收到通知後，基於企業社會責任與風險控管，通常會啟動內部的「訴訟資料保留程序」（Litigation Hold）。
第二部分：撰寫正式函文的具體步驟與範本解析
這部分是本文的核心。一封有效的函文，重點在於明確、合法、不具威脅性但立場堅定。以下將拆解函文的每一段落，並提供完整的範本供您直接修改使用。
一、函文架構與撰寫重點（清單式提醒）
在撰寫前，請務必確保您已收集好以下「黃金證據包」，這將是隨函附上的附件：
- 清晰的網址（URL）： 完整複製該則貼文或留言的連結。如果是動態消息，請點擊時間戳記取得獨立網址。
- 高解析度全螢幕截圖： 必須包含「網址列」、「電腦時間」、「發文者頭像與名稱」、「完整的內文」。建議使用電腦截圖。
- 螢幕錄影檔： 從Google搜尋或臉書首頁開始錄製，一路操作至該爭議頁面，並在該頁面停留至少30秒，捲動頁面顯示所有留言。這能有效對抗「P圖變造」的質疑。
- 您的身分證明： 受害人身分證影本（若為公司行號則為公司變更登記表影本）。
二、正式函文範本（繁體中文、適用於台灣法律環境）
以下範本分為兩種情境：個人發函與律師發函。一般民眾使用個人發函已足夠，律師發函則更具威懾力。
【範本一：被害人自行發函版本】
檔 號： （您的案件編號，例如：法字第113001號）
發文日期： 中華民國 ○○ 年 ○○ 月 ○○ 日
發文字號： （可留空或填寫您自己設定的追蹤碼）
受文者： ○○○○ 平台 法務部／隱私權團隊 （例如：Meta Platforms Ireland Ltd. 台灣法務窗口／LINE台灣連線股份有限公司 法務處）
主 旨： 為請求貴公司協助保全證據事，敬請針對特定網址（URL）之涉嫌妨害名譽內容，依法保留相關後端電磁紀錄及使用者歷程資料，惠請查照辦理。
說 明：
一、本人（即被害人）於民國 ○○ 年 ○○ 月 ○○ 日約 ○○ 時 ○○ 分許，於貴公司所營運之平台（網域名稱：○○○.com）上，發現有帳號名稱「○○○」之不詳人士，發布／留言如附件一（網址：○○○）所示之內容。
二、經查，該內容具體指摘／抽象辱罵本人為「○○○（請引用原文內容）」。該等言論顯屬未經查證之不實指控／具貶損人格意涵之抽象謾罵，已嚴重侵害本人之名譽權，並涉有中華民國《刑法》第309條公然侮辱／第310條誹謗罪之重大嫌疑。
三、按貴公司所公布之社群守則與相關服務條款，使用者不得利用貴平台從事不法行為。本人業已向管轄之地方檢察署提起刑事告訴（案號：○年度他字第○○○號）／或正準備相關訴訟資料，並將於近日內正式遞狀。
四、為保全法律上之重要證據，避免該不詳人士察覺後擅自刪除貼文致證據滅失，特此懇請貴公司法務部門協助進行「訴訟證據保留」（Preservation of Evidence），針對附件一所列之網址，予以凍結並保留該篇內容之原始檔案、編輯紀錄、發布者帳號註冊資訊及登入IP位址等相關電磁紀錄。
五、鄭重聲明： 本人依據《個人資料保護法》之規定，本次請求僅要求貴公司「保留」資料，並非要求貴公司「提供」該使用者之個人隱私資料予本人。本人完全理解該等資料應由司法警察機關或檢察署依刑事訴訟程序正式發函調取，特此敘明，以杜爭議。
六、隨函檢附相關證據截圖與網址連結（如附件一），敬請貴公司權責單位協助辦理。若有任何需補強之處，敬請不吝以電話或電子郵件與本人聯繫。
正 本： ○○○○ 平台 法務部
副 本： （若有委任律師則填寫律師事務所名稱）
被害人 ○○○ （簽名或蓋章）
聯絡電話： 09○○-○○○-○○○
電子郵件： ○○○@○○○.com
通訊地址： ○○縣市○○路○段○號○樓
【範本二：律師事務所發函版本（重點差異處）】
（前文格式類似，重點在於說明欄的語氣與法源引用更為精確）
說 明：
一、本事務所係接受當事人 ○○○ 之委任，就貴公司平台所生之妨害名譽案件，代為函達。
二、…（中間描述侵權事實略同於範本一）…
三、按最高法院○○年度台上字第○○○號民事判決意旨，網路平台服務提供者對於經人通報涉嫌侵權之內容，如於技術上可行範圍內，應負有一定程度之防止損害擴大與證據保全之作為義務。
四、為免當事人權益因證據滅失而受有難以回復之重大損害，爰依民事訴訟法第368條證據保全之法理及《電信事業處理有關機關查詢電信通信紀錄實施辦法》之精神，代當事人請求貴公司即刻啟動內部資料保留機制（Litigation Hold），針對特定帳號「○○○」於特定期間內之活動紀錄與該篇爭議文章進行完整封存。
五、隨函檢附刑事告訴狀繕本乙份（節錄），本案已進入司法程序。倘因貴公司疏未保留相關紀錄，致後續司法機關無從調取，恐有礙司法偵審之進行，尚祈貴公司審慎處理。
○○○聯合法律事務所
主持律師 ○○○ （蓋章）
第三部分：各大平台實務聯繫管道與應對策略
發函不能亂槍打鳥。寄到客服信箱只會收到罐頭回覆。以下是針對台灣主流平台的「法務窗口」聯繫實戰經驗整理。
| 平台名稱 | 建議聯繫對象／管道 | 實務經驗與注意事項 |
|---|---|---|
| Meta (Facebook/Instagram) | 隱私權與資料保護窗口、法務長辦公室 線上表單：「檢舉／法律問題」專區，並明確選擇「我要提出法律要求的相關問題」 | 1. 不要只用檢舉功能，那會被機器人處理。 2. Meta 總部在愛爾蘭，但台灣有法務對口。函文需中英文雙語並陳為佳。 3. 成功率：中低。Meta 極度仰賴美國總部政策，對於單純的誹謗（Defamation）保留請求，除非是兒童性剝削或恐怖主義，否則回應較慢。建議同時進行網頁公證（詳見第四部分）。 |
| LINE (台灣連線) | LINE 台灣連線股份有限公司 法務部 地址：台北市內湖區瑞光路333號 | 1. LINE 社群與聊天室：LINE 對於點對點加密聊天室內容無法保留（因為伺服器不存對話內容）。僅能保留「群組記事本」或「社群貼文」。 2. 需提供確切的社群名稱與貼文連結。 3. LINE 對台灣法律遵循度高，收到函文後通常會主動標記該帳號並凍結該筆資料等待調取。 |
| Dcard (狄卡科技) | 狄卡科技股份有限公司 法務部 電子郵件：透過官網法律聲明頁面提交 | 1. 全台最有效率的平台之一。只要提供正確文章連結，法務團隊反應極快。 2. 匿名機制限制：Dcard 會告知您「資料已保留，請警方來函調閱」。對於發文者刪文的情況，Dcard 後端仍保有完整紀錄，這對告訴人極為有利。 |
| PTT (批踢踢實業坊) | 各看板板主信箱 與 站長信箱 (PttLawer) | 1. PTT 屬學術網路，無商業公司法務。 2. 關鍵步驟： 立即將文章轉寄至自己的站內信箱，並至 PttLawer 看板提出檢舉。 3. 由於文章是儲存在站台硬碟，板主刪除會進入「看板資源回收桶」，站長層級可調閱。保全信請直接寄給 PTT 站務總監。 |
| Google (YouTube / 地圖評論) | Google LLC 法律案件支援小組 網址：support.google.com/legal | 1. 迷思破解： Google 不會因為您說這是誹謗就提供發文者 IP。必須有台灣法院的裁定或檢察官的調取票。 2. 可以做的是： 針對該則評論提交「法律案件要求 – 保留要求」(Preservation Request)，Google 會凍結該評論至少 90 天，等待您完成法律程序。 |
第四部分：如果平台不甩你怎麼辦？——終極武器「網頁公證」與「證據保全裁定」
發函只是第一步，您必須有備案。根據筆者多年的實務觀察，寄給 Meta 的信十封有八封石沉大海。這時，法律上的自力救濟更顯重要。
策略一：民間公證人 體驗公證（最具法律效力）
這是對付大型跨國平台最推薦、且無需平台配合的證據保全方式。
- 做法： 帶著您的筆電或手機，前往各地方法院所屬的民間公證人事務所。
- 流程： 在公證人面前，連接事務所網路，操作手機/電腦進入該誹謗頁面，公證人會親眼目睹該網頁存在的事實，並將其列印、製作成「公證體驗筆錄」。
- 法律效果： 根據《公證法》第36條，此份文書推定為真正。未來在法庭上，對方很難推翻。這是直接將「流動的網頁」轉化為「固化的法定證據」。
策略二：向法院聲請「證據保全」
若該內容極其重要，且您擔心平台隨時會因系統重置而遺失資料（例如對方揚言要刪帳號）。
- 時機： 在提起訴訟前或訴訟中。
- 法條依據： 《民事訴訟法》第368條（證據有滅失或礙難使用之虞）。
- 聲請方式： 撰寫「民事證據保全聲請狀」，向管轄法院說明情況，請求法院直接發函給平台業者（如 Meta、Google），命令其提出該後端資料。這張法院的公文，平台百分之百會理會。
第五部分：撰寫函文時的十個「不」要訣（避免弄巧成拙）
許多人因為生氣，寫出的函文像在威脅平台，這反而會讓法務部門直接歸檔為「奧客來信」。請牢記以下原則：
- 不要威脅提告平台： 根據《通訊傳播法令》及《數位中介法》精神，平台是「中介者」，不是「發言者」。除非您能證明平台明知侵權卻不處理且有獲利，否則告平台幾乎不會成立。信中若寫「我要連你們公司一起告」，信件就會被轉給客服，法務直接結案。
- 不要要求直接給 IP： 這違反《個人資料保護法》。請務必強調是「保留」而非「揭露」。
- 不要情緒化謾罵： 信是寫給同為上班族的法務人員看的，理性的文字能獲得理性的對待。
- 不要只附模糊的手機截圖： 請務必提供桌機版網頁截圖與完整的網址。
- 不要忽視時效： 臉書貼文若發布超過 90 天，部分後端 Metadata 可能已進入冷儲存，調閱難度會提高。
- 不要只用中文寫給外商平台： 給 Meta 或 Google 的信，建議前半段英文摘要、後半段中文詳述。英文主旨務必寫：URGENT: Preservation Request Regarding Defamation Content (Potential Litigation Hold)
- 不要忘記副本給自己： 實體郵件請用雙掛號寄出，並保留掛號執據與郵局查詢簽收紀錄。電子郵件請設定「讀取回條」。
- 不要編造案號： 在說明欄中若提及「案號：○年度他字第○○○號」，請務必屬實。雖然查證不易，但若偽造公文書案號會觸犯刑法。
- 不要混淆「檢舉」與「函文」： 按「檢舉」鈕是為了讓文章下架；發正式函文是為了讓資料留存。兩者目的不同。若證據已保全完畢，再按檢舉下架不遲。
- 不要等待平台回覆才行動： 發函的同一天，請立刻去民間公證人那裡報到。證據保全是一場與時間的賽跑，您不能把命脈交在平台的客服系統手上。
第六部分：深度常見問答（FAQ）
這裡整理了讀者在面對網路誹謗時最常感到困惑的實務問題，幫助您走完最後一哩路。
Q1：對方是假帳號（人頭帳號），發函要求平台保留資料還有意義嗎？
A： 非常有意義，甚至可以說是唯一有意義的事。假帳號的 IP 位址、註冊時使用的電話號碼或備援信箱，是檢警找到「幕後真人」的關鍵線索。您若不發函要求保留，平台可能依其資料留存政策（例如閒置帳號清除機制）將該筆資料刪除。保留該假帳號的註冊歷程與登入IP，是破案的鑰匙。
Q2：我在 Dcard 上被罵，但發文者已經自刪了，我還能怎麼辦？
A： Dcard 的機制對受害者相對友善。只要您記得文章編號或該卡稱的網址，即使文章顯示「這則回應已被刪除」，Dcard 的後端伺服器仍保有該篇文章的原始內容與發文紀錄（通常保留長達數年）。您仍可發函給 Dcard 法務，主旨寫明：「請求保留已遭刪除之文章編號 #123456 之後端紀錄」。只要檢警來函，Dcard 就會把這份「看似不存在」的資料提供給地檢署。
Q3：平台回信跟我說：「我們無法僅憑您的通知即提供用戶資料，請洽司法機關。」這是正常的嗎？
A： 這是完全正常且正確的標準回覆。這代表平台的資料保護合規部門收到了您的信，並且依照法規拒絕了您的「提供」請求。但您信中的「保留」請求，在後端通常已經被標註了。您可以把這封信當作一個收據，證明您通知過平台了。不要跟平台客服爭論為什麼不給資料，那是浪費時間。
Q4：我想告的是外國人，或是對方在國外發文，台灣法律有用嗎？
A： 這是涉及管轄權的複雜問題。但只要您提告的犯罪結果地（名譽受損地）在台灣，台灣的法院就有管轄權。對於境外平台（如 Meta、X），發函的目的僅在於「凍結該篇內容不被刪除」，而非期望他們會將位於愛爾蘭或美國的資料交給台灣法院。後續需要透過司法互助程序，曠日廢時且成本極高。因此，針對境外誹謗，網頁公證（體驗公證） 幾乎是唯一在審判期日能呈堂的鐵證。
Q5：函文需要用存證信函嗎？還是普通掛號就好？
A： 筆者強烈建議使用郵局存證信函或雙掛號附回執。
- 存證信函的好處：郵局會留一份副本，上面有寄送日期與內容全文。這在法庭上是證明「我在某年某月某日確實通知過平台有侵權事實」的最佳書證。
- 為何重要？ 若未來有民事求償，這份存證信函可以作為認定平台是否「知情」的起始點。
Q6：我是公司行號，被離職員工在臉書「靠北社團」匿名爆料抹黑，該如何保全證據？
A： 社團貼文保全難度較高，因為網址可能具有時效性或僅限成員觀看。
- 步驟一： 請以公司名義撰寫正式函文，附上公司大小章，發給該社團的管理員（可透過Messenger詢問管理員姓名與地址，若不回覆則直接寄給平台總公司），副本給平台法務。
- 步驟二： 強調該內容涉及《營業秘密法》或重大商業信譽毀損，請求管理員勿刪文並配合司法調查（雖然管理員無強制義務，但多數人不想惹上官司）。
- 步驟三： 立即委請律師進行網頁公證。因為社團隨時可能轉為私密或將您踢出社團，導致您無法再次查看內容。
Q7：如果對方只是在 LINE 一對一聊天視窗罵我，可以發函給 LINE 要求保全嗎？
A： 不行。 LINE 的對話採用 Letter Sealing（點對點加密） 技術，訊息內容只存在於您與對方的手機裝置端，LINE 的伺服器上沒有明文（Plain Text）紀錄。因此，您發函給 LINE，他們想幫您保全也無從保起。唯一的證據就是您自己手機裡的聊天記錄。請務必使用「備份聊天記錄」功能，並將畫面截圖或錄影，前往民間公證人處進行手機畫面體驗公證。
Q8：正式函文的「主旨」到底要怎麼寫，平台法務才會優先處理？
A： 平台法務信箱每天收到的信件上千封，一個明確的主旨能決定處理順序。請避免寫「救命啊我被罵了」、「我要報警處理你們」。
建議的主旨寫法：
- 中文： 【訴訟證據保全請求】關於帳號 [對方ID] 於 [日期] 涉嫌妨害名譽之內容 (編號：您自訂)
- 英文： URGENT Litigation Hold Request – Defamation / Potential Criminal Case – [Your Name]
Q9：撰寫這類函文，我需要找律師嗎？
A： 不一定，但找律師寫效果「差很多」。
- 自行撰寫： 適用於單純的、證據明確的網路謾罵，且預算有限者。只要按照本文範本修改，基本上能達到「告知並請求保留」的效果。
- 委任律師撰寫： 適用於涉及公司名譽、金額龐大、對象為媒體或公眾人物的案件。律師函具有法律專業的威懾力，且在論述構成要件時更精準，能有效避免您的請求在無意間踩到法律紅線（例如不小心寫成恐嚇）。
Q10：我已經寄出函文了，接下來要等多久？下一步是什麼？
A：
- 等待時間： 台灣本土平台（如 Dcard、LINE）約 3-7 個工作天會有初步回應（通常是罐頭回覆，但後台已註記）。外商平台（如 Meta）可能永遠不會回信給您。
- 下一步行動（關鍵！）：
- 已完成網頁公證者： 既然證據已鐵定在手，請準備好相關截圖與公證書，正式前往警局報案提告妨害名譽。請告知員警：「我已發函平台保全證據，且已公證，請貴分局發函給○○平台調取該帳號申登人資料與IP位址以利追查犯嫌。」
- 未進行網頁公證者： 若平台未回信且文章仍在，請立刻去公證。若文章已刪除，請回頭確認是否有備份到網頁存檔網站（如 archive.org），或是只能仰賴平台收到您函文後是否真的有保留後端資料了。
結語：保持冷靜，法律是您的後盾
面對網路上的惡意誹謗，憤怒與焦慮是人之常情，但唯有冷靜的頭腦與正確的法律程序，才能真正保護自己。這篇指南，試圖拆解了從法律概念、函文撰寫、平台應對到終極保全手段的每一個環節。請務必記住，發函要求保全只是訴訟馬拉松的起跑線，而非終點。透過正式的書面通知，您不僅是在為自己留下證據，也是在向平台宣告：「我是認真的，我會循法律途徑解決」。
希望這篇文章能成為您在數位時代維護自身權益的一盞明燈。在按下發送鍵之前，請再次檢查附件是否齊全、用語是否中性合法。祝您順利保全證據，成功捍衛自己的名譽。立即尋求網路誹謗律師的協助